Die dynamische Schichtplanung erstellt einen Schichtplanvorschlag, der sich an eurem geplanten Tagesumsatz und einer festgelegten Tageszielproduktivität orientiert. Sie reduziert manuellen Planungsaufwand – die finale Prüfung, Anpassung und Personenzuordnung bleiben bei euch.
Die Tageszielproduktivität beschreibt, wie viel Umsatz eine produktive Personalstunde an einem Tag erzielen soll.
Beispiel: Bei einem Planumsatz von 8.000 € und einer Tageszielproduktivität von 70 €/h stehen rechnerisch rund 114 Personalstunden zur Verfügung.
Damit Vorschläge erstellt werden können, müssen diese Informationen je Standort und Wochentag vollständig und plausibel hinterlegt sein:
Planumsatz. Wichtig: Die Umsatzvorhersage fließt nicht automatisch ein. Der Planumsatz muss unter Controlling → Umsatzplanung aktiv übernommen oder selbst eingetragen werden. Steht dort kein Wert, wird für diesen Tag kein Vorschlag erzeugt. Das ist bewusst so gelöst, damit die Umsatzerwartung einmal von einem Menschen bestätigt wird.
Tageszielproduktivität
Arbeitsbereiche, zum Beispiel Küche, Service oder Theke. Arbeitsbereiche, die nicht auf die Produktivität zählen sollen, etwa extern abgerechnete Reinigung, markiert ihr in e2n als nicht tagebuchrelevant. Sonst verzerren sie die Produktivität und machen Standorte untereinander unvergleichbar.
Mindestbesetzung je Arbeitsbereich und Zeitraum
Rahmenbedingungen je Arbeitsbereich: minimale und maximale Schichtdauer, maximale Anzahl Mitarbeitende und die Einstellung „unbesetzt während Pause"
Die Qualität dieser Eingaben bestimmt die Qualität des Vorschlags. Insbesondere eine zu hohe Mindestbesetzung oder historisch gewachsene Bereichszuordnungen können dazu führen, dass der Vorschlag operativ unpassend wirkt.
Die Mindestbesetzung ist die Personalstärke, die anwesend sein muss, wenn kein einziger Gast kommt. Vor- und Nachbereitung zählen dazu, erwarteter Umsatz nicht.
Diese Definition ist der häufigste Stolperstein. Wer die gewohnte Mittagsbesetzung einträgt, plant den Umsatz doppelt: einmal über die Mindestbesetzung und einmal über die Umsatzkurve. Kommt Umsatz, plant das System von allein zusätzliche Stunden ein. Ihr müsst also nur den Sockel definieren, nicht den Normalbetrieb.
Zwei Hinweise zur Pflege:
Die Mindestbesetzung gilt global, also für alle Wochen des Jahres. Ein Gültigkeitszeitraum lässt sich derzeit nicht hinterlegen.
Es gibt keine Kopierfunktion zwischen Wochentagen. Jeder Wochentag wird einmal eingetragen.
Aus Planumsatz und Tageszielproduktivität wird das verfügbare Stundenbudget für den Tag berechnet.
Das Budget wird anhand der bisherigen Stundenverteilung auf die Arbeitsbereiche verteilt. Dabei werden die letzten 4 Wochen und die nächsten 4 Wochen aus dem Vorjahr berücksichtigt.
Die hinterlegte Mindestbesetzung wird zuerst eingeplant.
Das verbleibende Budget wird entsprechend der erwarteten Umsatzkurve über den Tag verteilt.
Daraus erzeugt das System Schichtvorschläge unter Berücksichtigung der hinterlegten Rahmenbedingungen, sowie gesetzlicher Pausenzeiten.
Die Vorschläge werden in e2n bereitgestellt. Dort könnt ihr sie übernehmen, anpassen und anschließend Mitarbeitenden zuordnen.
den geplanten Tagesumsatz
die eingestellte Tageszielproduktivität
Mindestbesetzungen je Arbeitsbereich und Zeitfenster
die erwartete Umsatzverteilung im Tagesverlauf
definierte Schichtlängen und weitere Rahmenbedingungen
gesetzliche Pausenzeiten
Die Planung erfolgt aktuell grundsätzlich in 30-Minuten-Schritten.
Ein Schichtplanvorschlag ist eine belastbare Ausgangsbasis, keine automatische Garantie für die eingestellte Zielproduktivität.
Wenn die Mindestbesetzung mehr Stunden erfordert als das errechnete Stundenbudget, kann die Zielproduktivität rechnerisch nicht erreicht werden.
Mindestbesetzung, Schichtlängen, Pausen und die Planung in festen Zeitintervallen können zu Abweichungen führen.
Die Verteilung zusätzlicher Stunden folgt der Umsatzkurve. Deshalb können Vorschläge an umsatzstarken Zeiten verdichtet sein.
Die Bereichsverteilung orientiert sich an historischen Stundenanteilen. Wenn die bisherige Planung systematisch unausgewogen war, kann sich dieses Muster im Vorschlag widerspiegeln.
Pausen werden nach Mindestbesetzung und gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt. Eine optimierte Platzierung innerhalb der Schicht wird derzeit noch nicht in allen Fällen gewährleistet.
Ändert ihr die Arbeitsbereiche, muss die historische Stundenverteilung nachgezogen werden. Sonst rechnet das Modell weiter mit Anteilen, die es so nicht mehr gibt.
Prüft Vorschläge daher immer gegen besondere betriebliche Anforderungen, die nicht in den hinterlegten Daten abgebildet sind – etwa Veranstaltungen, kurzfristige Ausfälle oder lokale Abläufe.
Planumsatz und Tageszielproduktivität prüfen und aktualisieren.
Mindestbesetzung und Rahmenbedingungen regelmäßig auf Aktualität kontrollieren.
Schichtplanvorschlag in e2n abrufen.
Auffällige Tage oder Zeitfenster gezielt prüfen.
Vorschlag übernehmen, erforderliche Anpassungen vornehmen und Mitarbeitende zuordnen.
Nach dem Einsatz die tatsächlichen Stunden und die erreichte Produktivität vergleichen. Wiederkehrende Abweichungen sollten über die Eingaben und Rahmenbedingungen nachjustiert werden.
In e2n auf Schichten gehen.
Beim gewünschten Tag das Menü öffnen und Vorlage einfügen wählen.
Die Vorlage e2n Analytics auswählen.
Links steht der bisher geplante Stand, rechts der Schichtplanvorschlag. Ihr könnt den Vorschlag vollständig übernehmen oder nur einzelne Arbeitsbereiche und Schichten.
Anschließend die Mitarbeitenden eintragen.
Schichtplan ist nicht Dienstplan. Der Vorschlag enthält leere Schichthüllen, also Zeiten und Arbeitsbereiche ohne Personen. Die Zuordnung der Mitarbeitenden bleibt bei euch.
Warum wird die Zielproduktivität nicht immer exakt getroffen?
Weil Mindestbesetzung und operative Regeln Vorrang haben. Reichen die daraus notwendigen Stunden bereits aus, um die Zielproduktivität zu unterschreiten, kann das System die Zielgröße nicht erzwingen.
Warum sieht ein Vorschlag anders aus als unser bisheriger Plan?
Der Vorschlag verteilt zusätzliche Stunden nach der erwarteten Umsatzkurve und berücksichtigt die hinterlegten Regeln. Ihr bisheriger Plan kann außerdem historische Gewohnheiten oder Anforderungen enthalten, die noch nicht als Regel hinterlegt sind.
Was solltet ihr bei wiederkehrend unpassenden Vorschlägen prüfen?
Prüft zuerst Planumsatz, Tageszielproduktivität, Mindestbesetzung, Arbeitsbereiche und zulässige Schichtlängen. Diese Eingaben haben den größten Einfluss auf den Vorschlag.
Wir sehen keinen Vorschlag. Woran liegt das?
In den meisten Fällen fehlt der Planumsatz. Er wird nicht automatisch aus der Umsatzvorhersage übernommen, sondern muss unter Controlling → Umsatzplanung bestätigt oder eingetragen werden. Prüft danach die Tageszielproduktivität und ob für den Standort überhaupt eine Mindestbesetzung hinterlegt ist. Wenn alles steht: Nach einer Änderung dauert die Neuberechnung bis zu 30 Minuten.
Wie gehen wir mit saisonalen Bereichen wie Terrasse oder Außenausschank um?
Nicht über die Mindestbesetzung. Da sie global gilt, würde ein Eintrag für Samstag an jedem Samstag des Jahres stehen, auch im Januar. Legt solche Bereiche als eigenen Arbeitsbereich an und ergänzt die Schichten in der Saison manuell. Alternativ passt ihr die Mindestbesetzung zum Saisonstart an und nehmt sie danach wieder heraus.
