n diesem Video erklären wir dir, wie du die über Standorte, Wochentage und Schichten hinweg auswertest und wie du die Vergangenheit nutzt, um die Zukunft deiner Dienstplanung zu verbessern

Personal ist dein größter Kostenblock, gleichzeitig aber auch dein wichtigster Erfolgsfaktor. Zu viele Stunden fressen deine Marge, zu wenige kosten dich Umsatz und Servicequalität. Die Personalanalyse zeigt dir, wie effizient deine Stunden eingesetzt waren, und hilft dir, deine Planung Woche für Woche zu verbessern.

Die zentrale Kennzahl: Produktivität in €/h

Die Netto-Umsatz-Produktivität beantwortet eine einfache Frage: Wie viel Umsatz erwirtschaftet eine Personalstunde?

Produktivität = Nettoumsatz / geleistete Personalstunden

Ein Beispiel: Dein Standort macht an einem Samstag 4.800 € Nettoumsatz mit 60 Personalstunden. Deine Produktivität liegt bei 80 €/h. Ob das gut ist, hängt von deinem Konzept, deinem Standort und dem Wochentag ab. Deshalb vergleichst du Produktivität nie absolut, sondern immer gegen deine eigenen Referenzwerte: den gleichen Wochentag der Vorwoche, vor vier Wochen, das Vorjahr oder deinen hinterlegten Zielwert.

Wichtig: Eine hohe Produktivität ist nicht automatisch gut. Wenn sie deutlich über deinem Zielwert liegt, waren womöglich zu wenige Leute da. Das merkst du dann an Warteschlangen, gestressten Teams und liegengebliebenen Aufgaben. Produktivität ist eine Steuerungsgröße, kein Rekord, den es zu brechen gilt.

Die zweite Perspektive: Personalkostenquote in %

Personalkostenquote = Personalkosten / Nettoumsatz

Während die Produktivität in Stunden denkt, denkt die Personalkostenquote in Euro. Sie zeigt, wie viel Prozent deines Umsatzes ins Personal fließt, und ist damit die Kennzahl, die du auch aus deiner BWA kennst. Beide Kennzahlen gehören zusammen: Steigen deine Stundenlöhne, kann die Produktivität stabil bleiben, während die Quote trotzdem kippt.

Mit oder ohne Abwesenheit? Der Unterschied ist entscheidend

Beide Kennzahlen gibt es in zwei Varianten:

Ohne Abwesenheit: Nur die tatsächlich gearbeiteten Stunden und deren Kosten. Diese Sicht nutzt du, um die operative Einsatzplanung zu bewerten: Wie gut war der Dienstplan?

Mit Abwesenheit: Inklusive Urlaub, Krankheit und anderer Ausfallzeiten. Diese Sicht zeigt deine wirtschaftliche Realität, denn bezahlt wird der Urlaub ja trotzdem. Sie liegt näher an dem, was du in der Lohnabrechnung siehst.

Faustregel: Dienstplan bewerten → ohne Abwesenheit. Wirtschaftlichkeit bewerten → mit Abwesenheit. Eine wachsende Lücke zwischen beiden Werten ist selbst ein Signal, etwa für steigende Krankenstände.

Stückproduktivität: besonders wichtig für Bäckereien und Countergeschäft

Stückproduktivität = verkaufte Stückzahl / Personalstunden

Wo Bons klein sind und Preise sich häufig ändern, sagt die Stückzahl pro Stunde oft mehr über die tatsächliche Arbeitsleistung als der Umsatz. Eine Preiserhöhung verbessert deine Umsatzproduktivität, ohne dass dein Team eine Handbewegung mehr macht. Die Stückproduktivität deckt das auf.

Schichten und Bereiche: hier findest du die Ursachen

Der Tageswert ist ein Durchschnitt und Durchschnitte verstecken Probleme. Erst der Blick in Schichten (z. B. Früh, Mittag, Nachmittag, Abend) und Bereiche (z. B. Service, Küche, Theke) zeigt dir, wo es klemmt. Ein Tag mit ordentlicher Gesamtproduktivität kann eine stark überbesetzte Nachmittagsschicht enthalten, die von einem sehr guten Mittag verdeckt wird. Die Umsätze werden dabei über den Zeitpunkt des Bonabschlusses den Uhrzeiten zugeordnet.

So arbeitest du effizient mit dem Dashboard

1. Wochenrhythmus etablieren. Schau einmal pro Woche auf die abgelaufene Woche, am besten immer am gleichen Tag. Vergleiche jeden Tag mit dem gleichen Wochentag der Vorwochen, nie Montag gegen Samstag.

2. Abweichung finden, dann reinzoomen. Such den Tag mit der größten Abweichung vom Zielwert oder Vergleichswert. Geh dann in die Schichten und Bereiche dieses Tages. Dort steht die Antwort, ob Umsatz gefehlt hat oder Stunden zu hoch waren.

3. Ursache trennen: Umsatz oder Stunden? Sinkende Produktivität hat genau zwei mögliche Treiber. Entweder ist der Umsatz eingebrochen (Wetter, Feiertag, Baustelle) oder es wurden mehr Stunden eingesetzt als nötig. Die Maßnahme ist jeweils eine andere: Beim Umsatzproblem hilft kein Stundenstreichen am falschen Tag, beim Stundenproblem hilft ein angepasster Dienstplan.

4. Erkenntnis in den nächsten Dienstplan übersetzen. Die Analyse ist nur so viel wert wie die Planungsänderung, die daraus folgt. Konkret: "Dienstags ab 14 Uhr eine Kraft weniger" oder "Samstagmittag eine Stunde früher aufstocken".

Zielwerte: dein Maßstab für gut und schlecht

Ohne Zielproduktivität je Standort und Wochentag bleibt jede Bewertung Bauchgefühl. Wenn du noch keine Zielwerte hinterlegt hast, starte pragmatisch: Nimm den Durchschnitt deiner besten vergleichbaren Wochen als erste Zielmarke und verfeinere von dort. Dein Customer Success Team hilft dir bei der Einrichtung, je nach Setup direkt aus deinem Personalsystem oder über eine Planungsvorlage.

Typische Anwendungsfälle

• Wöchentliche Dienstplankontrolle: Wo lagen wir über oder unter Ziel, und warum?

• Standortvergleich: Welche Filiale arbeitet mit ähnlichem Umsatz deutlich effizienter, und was macht sie anders?

• Schichtoptimierung: In welchen Tagesabschnitten ist die Besetzung dauerhaft zu hoch oder zu niedrig?

• Saisonvorbereitung: Wie viele Stunden brauchten wir letztes Jahr in der gleichen Kalenderwoche?

Gut zu wissen

Fixe Gehälter (z. B. Betriebsleitung, Verwaltung) werden nach festen Regeln rechnerisch auf Tage und Schichten verteilt, damit die Quoten vergleichbar bleiben. Die Werte im Dashboard können deshalb auf Tagesebene von deiner Lohnabrechnung abweichen. Auf Monatsebene und im Abgleich mit deinem Personalsystem passen die Summen wieder zusammen.

Die Daten werden täglich am frühen Morgen aktualisiert. Du bewertest also immer den Stand bis einschließlich gestern.

Für e2n Kunden

Mit dem Filter Abteilung kannst du die Personalanalyse gezielt für einzelne Abteilungen betrachten. Die Zuordnung kommt direkt aus e2n.

Beispiel: Küche inklusive Spüle

Du möchtest wissen, wie produktiv deine Küche arbeitet. In e2n kannst du die Arbeitsbereiche Küche und Spüle einer Abteilung „Küche“ zuordnen.

Wählst du in der Personalanalyse anschließend „Küche“ aus, berücksichtigt die Auswertung die Arbeitsstunden aus beiden Arbeitsbereichen. So erhältst du eine realistische Sicht auf den gesamten Küchenbereich.

Die Produktivität einer Abteilung berechnet sich dabei immer aus dem Gesamtumsatz geteilt durch die Summe der Stunden aller zugeordneten Arbeitsbereiche.

Bitte prüft in e2n unter Arbeitsbereiche → Abteilungen (https://hilfe.e2n.de/arbeitsbereiche#Abteilungen), ob eure Arbeitsbereiche den richtigen Abteilungen zugeordnet sind.

Wichtig zu wissen

• Berücksichtigt werden nur Arbeitsbereiche, die in e2n als tagebuchrelevant gepflegt sind.

• Ein Arbeitsbereich kann mehreren Abteilungen zugeordnet sein, zum Beispiel „Housekeeping“ den Abteilungen „Hotel“ und „Housekeeping“.

• Der Umsatz wird dabei nicht auf einzelne Abteilungen aufgeteilt. Die Auswahl beeinflusst die berücksichtigten Arbeitsstunden.

Pflege deine Abteilungen und Arbeitsbereiche daher sorgfältig in e2n. Sie bilden die Grundlage für aussagekräftige Personalkennzahlen in sell & pick.